Condiciones Generales de Uso y Contratación de HealthMate

OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Bienvenido a HealthMate, una solución de comunicación paciente-profesional con tecnología de Inteligencia Artificial. HealthMate ayuda a clínicas de distintas especialidades a ordenar dudas, WhatsApp, preconsulta, seguimiento y derivación humana.

El acceso, registro y/o uso de HealthMate le atribuye la condición de "usuario". Las presentes Condiciones Generales de Uso rigen, junto con la Política de Privacidad y el Aviso Legal, el acceso y la utilización del sitio web www.healthmate.tech, sus dominios y subdominios, así como las aplicaciones informáticas y servicios asociados.

Por medio de la aceptación de las presentes Condiciones Generales de Uso, el usuario manifiesta que ha leído, entiende y comprende lo aquí expuesto, que es mayor de edad, que tiene capacidad legal para contratar y que asume las obligaciones aquí dispuestas.

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

HealthMate proporciona a los profesionales del sector salud herramientas para mejorar la comunicación con sus pacientes, que incluyen:

• IA conversacional con límites: Respuestas iniciales, recogida de contexto y derivación al profesional cuando hace falta criterio humano.
• Preconsulta guiada: Preguntas previas para entender motivo, síntomas, dudas y expectativas antes de la visita.
• Seguimiento postconsulta: Mensajes de continuidad para detectar dudas, evolución y señales que deban revisarse.
• Comunicación por WhatsApp: Conversaciones ordenadas, trazables y conectadas al contexto del paciente.
• Tareas y avisos internos: Alertas para que recepción o profesional sepan qué conversación necesita acción.
• Métricas de comunicación: Indicadores sobre tiempos de respuesta, dudas frecuentes y conversaciones derivadas.
• Privacidad y seguridad: Tratamiento de datos conforme a la normativa aplicable y con controles de acceso.

CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA Y ACEPTACIÓN

La contratación de los servicios se realiza por vía electrónica. La aceptación del presupuesto y de las presentes Condiciones Generales se manifiesta mediante la contratación y el pago a través de la pasarela de pago segura (Stripe), sin que sea necesaria firma manuscrita ni electrónica: los contratos celebrados por vía electrónica producen todos los efectos previstos por el ordenamiento jurídico conforme a los artículos 1262 del Código Civil y 23 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSI-CE).

HealthMate conserva el registro electrónico de cada contratación (identificadores de cliente, suscripción y facturas de la pasarela de pago) como constancia de su fecha y contenido. El cliente puede solicitar en cualquier momento copia del documento contractual correspondiente.

PLANES Y USUARIOS AUTORIZADOS

HealthMate ofrece dos planes de suscripción adaptados al tamaño y necesidades de cada clínica:

• Plan Starter (250€/mes, IVA no incluido): Hasta 10 profesionales, hasta 1.000 recordatorios WhatsApp/mes y todas las funcionalidades de la plataforma. Pago trimestral, o pago anual con un 15% de descuento (212,50€/mes, 2.550€/año, IVA no incluido).
• Plan Growth (precio personalizado): Límites a medida (profesionales, centros, agentes de IA, recordatorios y almacenamiento según presupuesto) para grupos clínicos y redes multicentro. Las condiciones concretas se recogen en el presupuesto aceptado por el cliente.

Los clientes con planes contratados con anterioridad a la publicación de esta estructura de planes (Inicial, Avanzado o Premium con otros límites y precios) conservan las condiciones, precios y límites de su plan contratado hasta su renovación.

El acceso al servicio está limitado al número de centros, profesionales y recursos incluidos en cada plan. Se prohíbe compartir credenciales de acceso con terceros no autorizados o exceder los límites del plan contratado.

SERVICIO DE MIGRACIÓN DE DATOS

HealthMate ofrece un servicio de migración de datos para facilitar la transición desde otros sistemas de gestión clínica al entorno de HealthMate:

• Pago trimestral: La puesta en marcha y migración de datos tiene un coste adicional de 700€ (pago único).
• Pago anual: La migración de datos está incluida sin coste adicional.

Alcance del servicio

El servicio de migración contempla la importación de datos de pacientes, historial de citas, fichas clínicas y documentación asociada desde el sistema anterior del cliente. HealthMate realizará los esfuerzos razonables para garantizar la correcta transferencia de los datos, siempre dentro de las limitaciones técnicas existentes.

Obligaciones del cliente

Para que el proceso de migración se realice de forma correcta y en los plazos estimados, el cliente se compromete a:

• Facilitar el acceso a los datos del sistema de origen en tiempo y forma, incluyendo credenciales de acceso, exportaciones de bases de datos o cualquier otro medio que permita la extracción de la información.
• Proporcionar los datos en un formato compatible y estructurado (como CSV, Excel, bases de datos exportables u otros formatos estándar). HealthMate no se responsabiliza de la migración de datos proporcionados en formatos propietarios, corruptos, incompletos o ilegibles.
• Verificar y validar la integridad de los datos antes de la migración, asegurándose de que la información facilitada es correcta, completa y está actualizada.
• Colaborar activamente durante el proceso, respondiendo a las consultas del equipo técnico de HealthMate y revisando los datos migrados dentro del plazo que se le indique para confirmar su correcta importación.
• Conservar una copia de seguridad de todos los datos originales antes de iniciar el proceso de migración. HealthMate recomienda encarecidamente mantener esta copia de seguridad durante un periodo mínimo de 6 meses tras la finalización de la migración.

Plazos y limitaciones

El cliente reconoce y acepta que:

• Los plazos de migración son estimativos y pueden variar en función del volumen de datos, la complejidad de la estructura del sistema de origen, la calidad de los datos facilitados y la capacidad de respuesta del cliente durante el proceso.
• HealthMate no se responsabiliza de pérdidas, errores o inconsistencias en los datos migrados que se deriven de información incorrecta, incompleta o corrupta proporcionada por el cliente, ni de datos facilitados en formatos no compatibles o no estándar.
• Determinados datos podrían no ser migrables debido a limitaciones técnicas del sistema de origen, restricciones de formato, cifrado de datos o cualquier otra causa ajena a HealthMate. En estos casos, HealthMate informará al cliente y propondrá alternativas cuando sea posible.
• Los retrasos provocados por la falta de colaboración del cliente (no facilitar datos, no responder a consultas técnicas, no validar la información migrada en plazo) no serán responsabilidad de HealthMate y podrán derivar en la reprogramación del servicio de migración.

Validación post-migración

Una vez completada la migración, HealthMate notificará al cliente para que proceda a la revisión y validación de los datos importados. El cliente dispondrá de un plazo de 15 días naturales desde la notificación para comunicar cualquier incidencia o discrepancia detectada. Transcurrido dicho plazo sin que el cliente haya formulado reclamación alguna, se entenderá que la migración ha sido aceptada de forma satisfactoria.

INTEGRACIÓN DEL NÚMERO DE WHATSAPP BUSINESS

HealthMate ofrece a sus clientes un servicio de integración del número de teléfono con WhatsApp Cloud API (plataforma de Meta), que permite el envío automatizado de recordatorios, comunicaciones y mensajes a pacientes directamente desde la plataforma.

Proceso de verificación

Para que el número de teléfono del cliente pueda operar a través de WhatsApp Cloud API, Meta (propietaria de WhatsApp) exige una serie de requisitos y verificaciones obligatorias, entre las que se incluyen, a título enunciativo pero no limitativo:

• Verificación de la identidad del negocio (Business Verification) ante Meta.
• Validación del número de teléfono a integrar, que no debe estar vinculado a ninguna cuenta de WhatsApp personal o WhatsApp Business App en el momento de la integración.
• Cumplimiento de las políticas comerciales y de mensajería de Meta/WhatsApp.
• Aprobación del nombre para mostrar (Display Name) del perfil de WhatsApp Business.
• Posibles verificaciones adicionales que Meta pueda requerir en cualquier momento.

Plazos y responsabilidad

HealthMate gestiona y acompaña al cliente durante todo el proceso de integración y verificación del número de WhatsApp. No obstante, el cliente reconoce y acepta que:

• El plazo de verificación depende íntegramente de Meta. HealthMate no tiene control sobre los tiempos de revisión, aprobación o rechazo por parte de Meta, que pueden variar desde unos pocos días hasta varias semanas, dependiendo de la carga de trabajo de Meta y de la complejidad de cada caso.
• Meta puede solicitar documentación o requisitos adicionales en cualquier momento del proceso, lo que podría extender los plazos de integración de forma imprevista.
• HealthMate no es responsable de retrasos, denegaciones o suspensiones derivadas de las decisiones de Meta en el proceso de verificación. Estas circunstancias son completamente ajenas al control de HealthMate.
• El cliente se compromete a facilitar toda la documentación e información que Meta requiera de forma veraz y en los plazos que se le indiquen, para no demorar innecesariamente el proceso.

Disponibilidad del servicio de WhatsApp

Hasta que el proceso de verificación e integración no se complete satisfactoriamente, las funcionalidades de envío de mensajes y recordatorios por WhatsApp no estarán operativas. El resto de funcionalidades de la plataforma HealthMate estarán disponibles con normalidad durante este periodo.

En caso de que Meta deniegue la verificación del número, HealthMate colaborará con el cliente para identificar las causas y, en la medida de lo posible, facilitar una nueva solicitud. No obstante, HealthMate no garantiza la aprobación del proceso de verificación por parte de Meta, al tratarse de una decisión exclusiva de dicha entidad.

NUESTROS DATOS

HealthMate, en adelante "EL PROPIETARIO DE LA WEB", en cumplimiento de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico, le informa de que:

• Su denominación social es: PHYSIA AI SOFTWARE SOLUTIONS, SL
• Su CIF es: B70745815
• Su domicilio fiscal está en: AVDA/ ALCOY, 48, 4B, 03010, ALICANTE, ESPAÑA.

COMUNICACIONES

Para comunicarse con nosotros, ponemos a su disposición diferentes medios de contacto que detallamos a continuación:

• Tfno.: 919 500 151
• Email: info@healthmate.tech

LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

HealthMate es una herramienta de gestión administrativa y no constituye en ningún caso un servicio de diagnóstico, tratamiento médico o asesoramiento sanitario. La plataforma está diseñada para facilitar la organización y administración de clínicas, no para proporcionar servicios médicos directos a pacientes.

El usuario profesional es el único responsable de la atención sanitaria que presta a sus pacientes, de la veracidad de los datos introducidos en la plataforma y del cumplimiento de la normativa sanitaria y de protección de datos aplicable a su actividad profesional.

HealthMate no se hace responsable de las decisiones clínicas tomadas por los profesionales usuarios de la plataforma, ni de posibles pérdidas de datos derivadas de un uso inadecuado del servicio o de circunstancias ajenas a su control.

PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL

El sitio web, incluyendo a título enunciativo pero no limitativo su programación, edición, compilación y demás elementos necesarios para su funcionamiento, los diseños, logotipos, texto y/o gráficos son propiedad de HealthMate o en su caso dispone de licencia o autorización expresa por parte de los autores.

Todos los contenidos del sitio web se encuentran debidamente protegidos por la normativa de propiedad intelectual e industrial, así como inscritos en los registros públicos correspondientes.

Independientemente de la finalidad para la que fueran destinados, la reproducción total o parcial, uso, explotación, distribución y comercialización, requiere en todo caso de la autorización escrita previa por parte de HealthMate. Cualquier uso no autorizado previamente por parte de HealthMate será considerado un incumplimiento grave de los derechos de propiedad intelectual o industrial del autor.

OBLIGACIONES DEL USUARIO

El usuario se compromete a:

• Hacer un uso adecuado y lícito del sitio web y de los servicios de HealthMate, de conformidad con la legislación aplicable, las presentes Condiciones Generales, la moral y las buenas costumbres generalmente aceptadas y el orden público.
• No utilizar el servicio para fines ilícitos o lesivos contra HealthMate o terceros, o que de cualquier forma puedan causar perjuicio o impedir el normal funcionamiento del sitio web o de los servicios.
• Proporcionar información veraz y exacta en los formularios de registro y mantener actualizada dicha información.
• No introducir virus informáticos, archivos defectuosos, o cualquier otro software o programa informático que pueda causar daños o alteraciones no autorizadas de los contenidos o sistemas de HealthMate.
• Custodiar adecuadamente sus credenciales de acceso, siendo responsable de cualquier uso que se haga de las mismas.
• No compartir el acceso al servicio con terceros no autorizados.
• Las cuentas de acceso son personales e intransferibles y quedan limitadas a los usuarios autorizados incluidos en el plan contratado.

DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO

HealthMate se esfuerza por mantener la disponibilidad del servicio de forma continuada. No obstante, HealthMate no garantiza la disponibilidad y continuidad del funcionamiento del sitio web y de los servicios en todo momento, quedando exonerada de cualquier responsabilidad por posibles daños y perjuicios causados como consecuencia de la falta de disponibilidad o continuidad del sitio web y de los servicios.

HealthMate podrá realizar labores de mantenimiento, mejora o actualización de los servicios, lo que podría suponer la interrupción temporal del acceso. Siempre que sea posible, estas interrupciones se comunicarán con antelación.

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), HealthMate informa que los datos personales recabados serán tratados conforme a lo establecido en nuestra Política de Privacidad.

El responsable del tratamiento es PHYSIA AI SOFTWARE SOLUTIONS, SL, con domicilio en AVDA/ ALCOY, 48, 4B, 03010, ALICANTE, ESPAÑA. Los usuarios pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición dirigiéndose a info@healthmate.tech.

MODIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES

HealthMate se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento y sin previo aviso, la presentación y configuración del sitio web, así como las presentes Condiciones Generales. Los usuarios serán informados de los cambios sustanciales a través de los medios de contacto proporcionados.

El uso continuado del servicio tras la notificación de cambios en las Condiciones Generales implicará la aceptación de las mismas.

NULIDAD E INEFICACIA DE LAS CLÁUSULAS

Si cualquier cláusula incluida en estas Condiciones Generales fuese declarada, total o parcialmente, nula o ineficaz, tal nulidad o ineficacia afectará tan solo a dicha disposición o a la parte de la misma que resulte nula o ineficaz, subsistiendo las presentes Condiciones Generales en todo lo demás, teniéndose tal disposición, o la parte de la misma que resultase afectada, por no puesta.

RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Las presentes Condiciones Generales se rigen por la legislación española. Para la resolución de cualquier conflicto que pudiera derivarse del acceso al sitio web o del uso de los servicios ofrecidos en el mismo, HealthMate y el usuario acuerdan someterse a los Juzgados y Tribunales de Alicante (España), con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

No obstante lo anterior, para los usuarios que tengan la condición de consumidores conforme a la normativa vigente, serán competentes los juzgados y tribunales del lugar de residencia del consumidor.

LEGISLACIÓN APLICABLE

Los términos y condiciones que rigen esta página web y todas las relaciones que pudieran derivarse se encuentran salvaguardadas por la legislación española.

En el caso de que se trate de una compraventa realizada por una empresa, ambas partes se someten, con renuncia expresa a cualquier otro fuero, a los Juzgados y Tribunales de Alicante (España).